สรุปสูตร excel เพื่องานบัญชีที่ง่ายขึ้น

มีนาคม 31, 2021

Excel กับบัญชี เป็นของคู่กัน ถ้าไม่มี excel นักบัญชีอย่างเราๆ คงทำงานยากขึ้นมากโขเลยทีเดียวค่ะ

ในบทความนี้เราจะมาสรุปสูตร excel เทพ ที่นักบัญชีไม่รู้ไม่ได้แล้ว รวมถึง shortcut ต่าง ๆ ที่จะช่วยให้การทำงานบัญชีของเราเร็วขึ้นอย่างที่เราคิดไม่ถึงเลยค่า

สูตร excel

=sum(b1:b8)

เพื่อหาผลรวมของค่าที่เลือกทั้งหมด

SUMIF / SUMIFS

=sumif(a1:a8,”yes”,b1:b8)

=sumifs(b1:b8,a1:a8,”yes”,c1:c8,”A”)

เพื่อหาผลรวมของค่าที่เลือกที่จะต้องตรงกับ criteria หรือ เกณฑ์ ที่กำหนดไว้

เช่น ในตัวอย่าง

=sumif(a1:a8,”yes”,b1:b8) คือผลรวมของ column B ที่มีค่าใน column A เป็น yes

=sumifs(b1:b8,a1:a8,”yes”,c1:c8,”A”) คือผลรวมของ column B ที่มีค่าใน column A เป็น yes และ column C เป็น A

Note: Sumif ใช้สำหรับการหาผลรวมที่มี criteria เดียว และ Sumifs ใช้สำหรับการหาผลรวมที่มี criteria มากกว่า 1 อย่าง

COUNT

=count(b1:b8)

เพื่อนับจำนวนของค่าที่เลือกทั้งหมด

COUNTIF / COUNTIFS

=countif(a1:a8,”yes”)

=countifs(a1:a8,”yes”,c1:c8,”A”)

เพื่อหานับจำนวณของค่าที่เลือกที่จะต้องตรงกับ criteria หรือ เกณฑ์ ที่กำหนดไว้

เช่นในตัวอย่าง

=countif(a1:a8,”yes”) คือ จำนวนของค่าใน column A ที่เป็น yes

=countifs(a1:a8,”yes”,c1:c8,”A”) คือจำนวนของค่าใน column A ที่เป็น yes และ column C ที่เป็น A

Note: countif ใช้สำหรับการหานับที่มี criteria เดียว และ countifs ใช้สำหรับการนับที่มี criteria มากกว่า 1 อย่าง

VLOOKUP

คือการนำค่าในตาราง lookup table มาแสดงในให้ตรงกับ lookup value ที่เราต้องการ

=vlookup(lookup value, lookup table, ลำดับของ column ที่ต้องการให้แสดง, 0 หรือ 1)

Lookup value: จากในตัวอย่างก็คือ ค่า A B C ในแถวที่ 10,11,12

Lookup table: จากในตัวอย่างก็คือตารางด้านบนที่คลุมตั้งแต่แถวที่ 1-8

ลำดับของ column: ในที่นี้เราต้องการให้แสดงค่าตัวเลข 10-80 ก็จะเป็น column ที่ 3

0 หรือ 1: ในที่นี้อาจใส่เป็น TRUE หรือ FALSE ก็ได้ ซึ่ง 0=False 1=True โดยมีความหมายดังนี้

0 คือ exact match คือ lookup value กับ lookup table จะต้องมีค่าตรงกันแป๊ะๆเท่านั้น

1 คือ approximate match คือ lookup value กับ lookup table อาจจะแค่มีค่าใกล้ๆกัน ก็ให้ lookup มาได้แล้วค่ะ

Note: column แรก ของ Lookup table จะต้องสามารถ match กับ lookup value ได้เท่านั้นนะคะ ไม่สามารถ lookup จาก column อื่นๆ ได้ค่ะ สำหรับสูตรนี้

ใช้สำหรับนับ character ที่มีอยู่ใน cell ที่เลือก

ใช้ดีมากๆ เวลาที่เราจะต้องเช็คว่ารหัสสินค้า หรือ รหัส invoice ที่อยู่ในตารางมี digit เกินกว่าที่ควรจะเป็นหรือไม่ค่ะ

TRIM

ใช้สำหรับ clear พวก เว้นวรรค ที่ติดมากับ cell เวลาที่ดึงข้อมูลมาเป็น text file แล้วมาเปิดใน excel แล้วมีเว้นวรรคติดมากับพวกรหัส หรือตัวเลข เพื่อที่จะสามารถใช้คำนวนต่อใน excel ได้ค่า

LEFT / RIGHT / MID

ใช้สำหรับเลือกบางส่วนของข้อมูลในcell นั้น ๆ เช่น เราต้องการแค่รหัสหมวดบัญชี1-5 ของรหัสบัญชี 5 หลัก เราก็สามารถใช้สูตร Left เพื่อเลือกแค่รหัสแรกซึ่งบ่งบอกถึงหมวดบัญชีขึ้นมาก็ได้ค่ะ

รหัส 12345 >> =left(รหัส 12345,1-จำนวน digit ที่ต้องการให้แสดง นับจากทางซ้าย) >> 1